Konferens på distans – en rapport med några funderingar

Förra veckan deltog jag i ett par konferenser som på grund av corona på kort varsel varit tvungna att lägga om till digitalt format. Jag skrev ursprungligen detta inlägg på UUB:s interna blogg för att dela några intryck från konferenserna som inspiration till hur vi skulle kunna göra liknande evenemang i framtiden eftersom vi också arrangerar konferenser och seminarier då och då. Även om tiden efter corona kommer att möjliggöra att vi ses fysiskt igen så kan det ju ibland (t.ex. av klimatskäl) vara bra att fundera på hur evenemang helt eller delvis kan flytta över i det digitala. Postar det även här för att ha en bra logg över mina goda idéer (hehe).

Först ut var Svensk biblioteksförenings Hållbara samhällen och bibliotek som sändes live från Malmö. Konferensen arrangerades som en ersättning till Biblioteksdagarna som varje år äger rum i samband med föreningens årsmöte. För att bara äga rum under en dag så var programmet ganska digert: 15-20 minuter långa presentationer varvades med 25-30 minuter långa paneldiskussioner. Flera kortare pauser à 10 minuter var inlagda i programmet och därtill fanns en lunchpaus à en timme och en fikapaus på eftermiddagen à 25 minuter.

Lärdom: Jämfört med Biblioteksdagarna 2018 och 2019 (filmer här) så var de digitala programpunkterna betydligt kortare.

Inramningen till konferensen var sändning från en studiomiljö i Malmö där föreningens utredare Karin Martinsson och moderatorn Anders Mildner satt och agerade konferencierer. Föreläsarna satt ofta i hem- eller kontorsmiljö och därför tyckte jag att det blev väldigt snyggt och proffsigt av att själva inramningen var i studiomiljö. Det tog bort känslan av att en bara satt i ett vanligt videosamtal, ungefär som känslan mellan att diskutera med kollegor i ett vanligt fikarum med kaffemaskin jämfört med att diskutera med kollegor på en stående konferensfikapaus med cateringfika.

Lärdom: Att lägga ner arbete på konferensmiljön skapar mer evenemangskänsla och ökar engagemanget och intresset för evenemanget. Det är roligare att ta del av något där en vet att arrangören ansträngt sig, då vill en anstränga sig i gengäld.

Föreläsarna som deltog satt på flera håll i världen: Chennai, Berlin, Köpenhamn, Barcelona, Kalifornien samt flera platser i Sverige. Priyanka Mohan från MSSRF talade om kunskapsdelning av vetenskapliga resultat via folkbibliotek i indiska landsbygdssamhällen, en klar koppling till Agenda 2030 och för på UUB en viktig signal om hur viktigt det är att forskningsresultat publiceras öppet. Johanna Havemann talade om open science i Afrika och nämnde bl.a. hur afrikansk forskning inte får samma genomslag som europeisk eller amerikansk. Hon fick en intressant fråga om Plan S och open access och en del av svaret var att en jämlik kunskapsdelning globalt möjliggörs framför allt av grön OA. Kris de Decker talade om digitala tjänster och energiförbrukning, något som knyter an till hållbarhetsmål nr 7. Visst sparar vi in mycket klimatpåverkan genom att inte resa, men vi behöver också fundera över hur mycket energi som går åt när vi använder allt fler och allt mer digitala tjänster. Nina Simon föreläste om omorganisation av kulturinstitutioner (inklusive bibliotek) och hur vi kan hålla oss relevanta för oss själva, vår omgivning och samhället. Hon tryckte på att vi behöver fokusera på vad vi har för tillgångar i stället för vad vi saknar och sade också ”släpp in nya röster! Nytt ledarskap! Alla har all rätt att vara kreativa och delaktiga” (citerat från twitterreferat) Det här tror jag verkligen är något vi kan lära oss av.

Jag skulle prata mer om föreläsningarnas innehåll, men för att återgå till genomförande-fokus så var det mest noterbara bredden på föreläsarna, både geografiskt och ämnesmässigt. Trots olika förutsättningar och tidszoner så fungerade programmet utmärkt.

Lärdom: Internationellt samtal och samverkan är fullt möjligt utan flygresor. En genomarbetad digital konferensmiljö kan utan problem möjliggöra internationella keynotes och föredrag.

Kommunikation med och mellan deltagare var nog den största utmaningen. Konferensen sändes via Zoom men funktionerna skilde sig från de funktioner vi till vardags ser i Zoomappen: deltagarnas möjlighet att kommunicera var begränsade till en kanal för chatt och en kanal för Q&A. Vi kunde inte se någon lista på vilka andra som deltog i konferensen och vi hade inte bild eller ljud från deltagare. Chatten användes väldigt sparsamt för allmänna frågor och meddelanden. Jag provade inte att skriva något själv så jag är osäker på begränsningarna. I Q&A-kanalen kunde vi ställa frågor till föreläsarna och de togs sedan upp av moderatorerna. Det kan förstås ha inneburit att inte alla frågor kom med för jag tror att bara de som ställdes i sändning dök upp i kanalen för samtliga deltagare.

Lärdom: En Q&A-kanal som modereras av någon annan än föreläsaren är ett bra sätt att fånga upp frågor från en digital publik. Funktionen för olika interaktionskanaler behöver förklaras i början av sändningen/mötet. (Denna lärdom drog vi ju också på vårt eget personalmöte.)

Interaktion skedde också via sociala medier, jag följde den kontinuerligt på twitter under taggen #SvBibLive. Det var nog denna funktion som i störst mån ersatte mellansnacket på fikapauserna för mig. Biblioteksföreningen hade en person som under hela dagen livetwittrade under konferensen.

Lärdom: Organisera närvaro på sociala medier på förhand: bestäm en hashtagg och se till att någon kontinuerligt twittrar och re-twittrar inlägg om konferensen. Konversation på sociala medier går bortom Q&A-funktionen och skapar både referat och diskussion om konferensens innehåll.

Den andra konferensen jag deltog i innebar framför allt att jag deltog i en workshop om crowdsourcingverktyget Zooniverse. Den anordnades av Digikult som ställt in/om årets konferens i Göteborg till att innefatta filmade föreläsningar under hela veckan i stället för ett liveprogram. Undantaget var just denna workshop, Crowdsourcing cultural heritage collections with the Zooniverse Project Builder, som hölls av Samantha Blickham på Zooniverse. Hon sände från Kalifornien och upplägget var en timme föreläsning, en halvtimmes paus, en timme fortsatt föreläsning. Även denna workshop sändes via Zoom, c:a 15 deltagare var med och frågor kunde ställas kontinuerligt till Blickham i chatten. Hon höll koll på chatten under sin föreläsning och besvarade dem när de dök upp.

Vid några tillfällen efterlyste hon frågor om det hon nyss berättat och hade sedan en liten paus för att vänta in eventuella frågor i chatten. Samtalsmässigt kändes det lite krystat med en paus, men det var en bra lösning eftersom det tar längre tid att formulera en fråga än att räcka upp en hand. Det märktes att hon hade tidigare erfarenhet av att lyfta över en fysisk workshopsituation till det digitala mediet och det var ett bra exempel på hur den digitala samtalsmiljön skiljer sig från den fysiska. Nackdelen med formatet var att workshopen snarare blev föreläsning och Q&A istället för att deltagarna satt och pysslade med ett Zooniverseprojekt på plats. Jag misstänker att det här är en situation som alla undervisare på UUB känner igen (det är liksom svårare att hjälpa med databassökningar när en inte kan glida runt i datasalen och kika över axeln på studenterna) och har utarbetat kreativa lösningar på.

Lärdom: Ett konferensprogram behöver inte sändas live utan kan bestå av inspelade föreläsningar. Då behöver en dock fundera på hur konferenssynergier, t.ex. samtal och möten, kan skapas i samband med videoerna.

Lärdom: Workshop och andra interaktiva konferensdelar kan genomföras även digitalt, men programmet och innehållet måste omarbetas för att passa det digitala formatet. En får prova sig fram!

Diskussionen i internbloggens kommentarsfält fick mig också att fundera på om den digitala omställningen kan leda till en permanent omställning till mer digitalt. Ergo granskade flygresorna på Uppsala universitet 2019 och frågade bl.a. ”storflygarna” om varför de behöver flyga. Jag tycker att de har bra poänger, t.ex. detta svar från professor Tord Ekelöf på frågan om UU skulle införa restriktioner för flygande:

– Om det skulle gälla antal resor per individ och ej vara behovsprövat så skulle det bara vara att blunda för problemet. Vi måste hitta en hållbar lösning, vi måste ut i världen för att lösa problemet och min forskning ligger väldigt nära lösningen.
Jag har ett förslag på åtgärd: det händer ofta att jag måste resa hem för att delta i ledningssammanträden. Uppsala universitet måste införa en kultur där vi som forskar vid andra laboratorier kan delta via länk och inte behöver resa hem. Det skulle minska mitt resande något, kanske tio till tjugo procent.

Min fetstil och jag tycker att det är intressant att Tord Ekelöf ser att han kan vara verksam professor vid UU även om han befinner sig någon annanstans i världen (det leder mig till intressanta reflektioner om digital/fysisk plats, organisatorisk tillhörighet, internationalisering av UU etc.) och att UU:s förändrade mötesvanor kan vara viktigare ändringar än att ha flygpolicyer. Behovsprövningen för resor kanske kan ske genom att det inför varje ev. resa görs en klimatanalys (typ som att göra en budget för resan, fast en klimatbudget).

Ett annat bra förslag på temat är den motion som svenska och norska biblioteksföreningarnas generalsekreterare skickade in till IFLA:s årsmöte om att ändra organisationsformerna för den årliga WLIC-konferensen. Många av IFLA:s sektioner har under våren haft onlinemöten istället för träffar p.g.a. coronasituationen och så vitt jag hört så har det gått bra. Detta kunde vara en intressant modell att prova för många andra organisationer också – kanske kan lokala DH-organisationer (t.ex. de olika medlemmarna i EADH) träffas regionalt (kortare restider = tåg möjligt) och begå paneuropeisk konferens digitalt?

Det var i korthet de tankar jag fick med mig från veckans konferenser. Mycket av det tangerar sådant vi redan funderat kring på olika håll i organisationen. Mitt största medskick är att inte bara se detta som en coronaanpassning utan som ett utvecklingsarbete för att se till att vi gör allt vi kan för att skapa ett hållbart samhälle. Vissa delar av det nya normala är här för att stanna. Jag tror att bibliotekariers digitala kompetens är oumbärlig för att våra olika sektorer (t.ex. universitet) ska hålla kvar de digitala positionerna även när coronasituationen lugnat ner sig.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *